Back to top

In deze periode werken er veel mensen vanuit hun veilige thuisbasis. Bij het comfort van je homedesk komen er echter een aantal nieuwe uitdagingen bij kijken. Vooral de communicatie met je team en opdrachtgevers is erg belangrijk in deze periode. 

Conference calls zijn nu dé vergaderingen van vandaag. Wij selecteren voor jou de beste tools en tips om de communicatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

1 – Bereid je call voor  

Het is niet altijd even simpel om een videogesprek te starten met collega’s of opdrachtgevers. Om chaos te vermijden, wordt de call best zo goed mogelijk voorbereid. Wat kan jij doen om voor een vlotte conference call te zorgen?

  • Zorg voor een rustige locatie. Dat is essentieel zodat er zo weinig mogelijk geruis en storing optreedt tijdens je gesprek. Je conference call zal daardoor veel vlotter en aangenamer verlopen. 
  • Zorg voor een goede internetverbinding. Dat is een must. Het is niet altijd gemakkelijk om een goede internetverbinding te hebben. Zeker afgelopen dagen werkt het internet algemeen wat minder vlot. Probeer een plaats te zoeken zo dicht mogelijk bij je modem. Het beste is zelfs om kabelinternet te gebruiken. Zo ben je zeker van een goede verbinding doorheen je videogesprek.

2 – Kies de beste tool

De basis van jouw gesprek ligt aan de tool die je gebruikt. Denk daarbij na over welke factoren jij belangrijk vindt. Voorbeelden zijn het aantal mensen in je gesprek, de mogelijkheid om je scherm te delen, documenten tijdens het gesprek doorsturen, e.d. 

Wij sommen alvast de beste tools hieronder op:

  • Google Hangouts Meet 

            => Heeft een maximaal bereik van 10 mensen tegelijk

            => Je kan je scherm delen 

            => Groot gebruiksgemak

            => Je kan tijdens het bellen documenten en presentaties doorsturen

 

  • Microsoft Teams (variant van Slack)

            => Chat en bestanden delen is mogelijk

            => Je kan tot 300 mensen toevoegen aan je conference call

            => Je kan je scherm delen

 

  • Zoom

            => Je kan hier tot wel 100 deelnemers toevoegen

            => Je kan je scherm delen

            => Audio- en videofunctionaliteiten zijn uitstekend

 

  • Whereby

            => Je hoeft geen account aan te maken

            => Je moet per gesprek telkens een link doorsturen naar de andere mensen

            => Je kan met maximaal 4 mensen tegelijk videobellen

3 – Wijs een meeting manager aan

Om je online vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, duid je best een meeting manager aan. Iemand die telkens het woord neemt. Het is zijn taak om de vergadering in goede banen te leiden. Die persoon moet telkens aanduiden wie aan het woord mag. Vergaderingen zonder een meeting manager verlopen vaak chaotisch. Een extra tip is: steek je hand op als je wil spreken, zo weet de meeting manager dat je aan het woord wilt. 

4 – Extra tips

Er zijn enkele truckjes die jij kan toepassen om ervoor te zorgen dat je online vergadering professioneel verloopt en zonder storing. Vaak zijn het kleine details die je conference call al dan niet succesvol maken.

  • Blur je achtergrond. Dat zorgt ervoor dat er geen afleiding is. 
  • Mute je microfoon. Zo is er geen onnodig lawaai. Idealiter zet iedereen deze functie aan, buiten de persoon aan het woord.
  • Gebruik zoveel mogelijk een hoofdtelefoon met microfoon. Audio heeft namelijk voorrang op video. Het is veel belangrijker dat iedereen elkaar duidelijk hoort dan dat je elkaar ziet.