Privacyverklaring GIGHOUSE

Artikel 1 – Algemeen

1.1         GIGHOUSE BV (hierna ‘GIGHOUSE’), met maatschappelijke zetel te Beversesteenweg 576, 8800 Roeselare, België, en ingeschreven in de KBO onder nummer 0825.694.088, verwerkt als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ persoonsgegevens van bepaalde personen (hierna ‘betrokkenen’). Deze privacyverklaring (hierna ‘Privacyverklaring’) is gericht aan de volgende betrokkenen: sollicitanten, kandidaten, freelancers, geïnteresseerden, klanten en bedrijven. GIGHOUSE neemt de privacy van de betrokkenen zeer serieus. (Persoons)gegevens die GIGHOUSE verkrijgt, zullen adequaat en zorgvuldig worden beschermd.Lees deze Privacyverklaring aandachtig door aangezien deze uw rechten ten aanzien van GIGHOUSE bevat. Deze Privacyverklaring kan regelmatig worden herwerkt of geactualiseerd en we adviseren u om deze regelmatig opnieuw te bekijken.

1.2  GIGHOUSE leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (beter gekend als ‘AVG’ of ‘GDPR’) na, alsook de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en de anti-spambepalingen uit Boek XII van het Wetboek Economisch Recht omtrent het ‘recht van de elektronische economie’ (voor zover van toepassing).

Artikel 2 – Persoonsgegevens

2.1  GIGHOUSE verwerkt enerzijds persoonsgegevens die u ons meedeelt, zoals:

• Elektronische identificatiegegevens:
• zoals bv. IP-adres, via cookies (zie artikel 7),…;
• Identificatiegegevens:
• zoals bv. naam, e-mail adres, adres, telefoonnummer, geboortedatum, adres, …;
• Professionele en/of opleidingsgegevens:
• zoals bv. CV, motivatiebrief, opleidingen, werkgeschiedenis,…;
• Gegevens voor salarisadministratie:
• zoals bv. rijksregisternummer, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, bankrekeningnummer,…

2.2  GIGHOUSE verwerkt daarnaast ook publieke gegevens. Het gaat hier bijvoorbeeld om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap in de Kruispuntbank van Ondernemingen, of gegevens die u zelf publiek heeft gemaakt, zoals informatie op uw website of op LinkedIn, of gegevens die algemeen bekend zijn in uw streek of in de pers zijn verschenen, of gegevens die terug te vinden zijn op bv. Graydon.

Artikel 3 – Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking

 3.1 Algemene doeleinden en rechtsgrond: 

GIGHOUSE zal de vergaarde persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken:

• Elektronische identificatiegegevens:
• Voor het verzorgen en verbeteren van de Website en de Apps;
• Met als rechtsgrond de gerechtvaardigde belangen van GIGHOUSE om haar Website, Apps en dienstverlening voortdurend te verbeteren en om de goede werking en groei van GIGHOUSE te waarborgen. De gerechtvaardigde belangen van GIGHOUSE mogen en zullen in elk geval niet opwegen tegen uw belangen op het gebied van privacy.
• Identificatiegegevens:
• Om u de gevraagde informatie of diensten te kunnen verstrekken;
• Om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden;
• Om onze diensten op maat te maken en ervoor te zorgen dat de juiste profielen aan elkaar worden gekoppeld; in dit verband kunnen wij gebruik maken van profilering en technieken voor het aanvullen/verrijken van gegevens;
• Met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst of uw expliciete, voorafgaandelijke toestemming.
• Professionele en/of opleidingsgegevens:
• Om te beoordelen of u een geschikte kandidaat bent voor een vacature;
• Om contact met u op te nemen indien wij uw sollicitatie al dan niet hebben afgewezen, en om u te kunnen uitnodigen voor een gesprek;
• Om contact met u op te nemen indien zich in de nabije toekomst een relevante functie zou aandienen;
• Om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden;
• Om onze diensten op maat te maken en om ervoor te zorgen dat de juiste profielen aan elkaar worden gekoppeld, in dit verband kunnen wij gebruik maken van technieken voor profilering en gegevensaanvulling/verrijking;
• Met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst of op basis van het rechtmatige belang van GIGHOUSE om u te informeren over de beoordeling van uw sollicitatie.
• Gegevens voor salarisadministratie:
• Voor de uitbetaling van lonen en extralegale voordelen, vakantiegelden, of andere krachtens de arbeidsovereenkomst verschuldigde betalingen;
• Met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens vrij te geven, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk wordt wanneer u de verwerking weigert.

Indien u beslist om uw persoonsgegevens vrij te geven, gaat u er mee akkoord dat bepaalde persoonsgegevens, in het bijzonder uw voornaam, professionele en/of opleidingsgegevens en LinkedInprofielfoto, kunnen worden gebruikt op de website van GIGHOUSE om onze diensten op de best mogelijke manier te kunnen aanbieden, op basis van onze gerechtvaardigde belangen om de goede werking en groei van ons bedrijf te waarborgen. Deze gerechtvaardigde belangen mogen en zullen in elk geval niet opwegen tegen uw belangen op het gebied van privacy. U kan daarom ten allen tijde uw toestemming voor het gebruik van voormelde persoonsgegevens op de website van GIGHOUSE intrekken via de contactgegevens in artikel 10.”

3.2 Direct marketing:

De persoonsgegevens kunnen eveneens worden gebruikt voor direct marketing (o.a. promoties en marketingcampagnes in het kader van onze dienstverlening). Direct marketing met betrekking tot GIGHOUSE haar diensten kan naar bestaande klanten van GIGHOUSE en haar verbonden ondernemingen worden verstuurd, op basis van onze gerechtvaardigde belangen om de goede werking en groei van ons bedrijf te waarborgen. Deze gerechtvaardigde belangen mogen en zullen in elk geval niet opwegen tegen uw belangen op het gebied van privacy. Alvorens direct marketing (o.a. promoties en marketingcampagnes in het kader van onze dienstverlening) te versturen naar kandidaten, freelancers en prospecten zal steeds de uitdrukkelijke toestemming worden gevraagd. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en zonder kosten: zie artikelen 5 en 10 met betrekking tot het intrekken van uw toestemming.

3.3 Doorgifte aan derden:

3.3.1 Doorgifte aan derde dienstverleners

 GIGHOUSE kan uw persoonsgegevens doorgeven aan derde dienstverleners die technische en operationele ondersteuning bieden en aan derde dienstverleners in het algemeen (bv. advocaten, auditors,…) voor zover dit noodzakelijk is voor de professionele dienstverlening en/of indien zij daartoe op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak verplicht is.

GIGHOUSE kan ook steeds – mits toestemming van de freelancer via de GIGHOUSE App – persoonsgegevens die nodig zijn om extra faciliteiten en diensten aan te bieden aan de freelancer doorgeven aan haar partners.

GIGHOUSE zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven.

3.3.2 Doorgifte van gegevens binnen de groep

GIGHOUSE maakt deel uit van de House of HR-groep, waartoe verschillende bedrijven behoren die actief zijn op het gebied van personeelsbemiddeling en human resources. Meer informatie met betrekking tot de House of HR-groep en de aangesloten bedrijven is hier te vinden: https://www.houseofhr.com/companies.

GIGHOUSE kan de persoonsgegevens die zij verwerkt, delen met andere bedrijven binnen de House of HR-groep in het kader van intra-groep samenwerking en/of intra-groep dienstverlening om de activiteiten en diensten van GIGHOUSE en de House of HR-groep te verbeteren, te vergemakkelijken en te vereenvoudigen (bijvoorbeeld ICT-diensten, boekhouding, analyses en statistieken, debiteurenbeheer, direct marketing, etc.).

In bepaalde gevallen is het mogelijk dat GIGHOUSE samen met andere bedrijven van de House of HR-groep optreedt als gemeenschappelijk gegevensverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat zij dan gezamenlijk het doel van en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens bepalen. In dit geval zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. GIGHOUSE blijft echter uw belangrijkste aanspreekpunt, ook voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens (voor meer informatie over de uitoefening van uw rechten, zie Artikel 5).

3.4 Doorgifte aan derde landen:

GIGHOUSE kan uw persoonsgegevens overdragen buiten de Europese Economische Ruimte om de gegevens te verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring. In het geval gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, naar een land dat geen passend beschermingsniveau biedt, garandeert GIGHOUSE dat zij alle maatregelen zal treffen om uw persoonsgegevens te beschermen, met inbegrip van de tenuitvoerlegging van contractuele bepalingen die voldoende waarborgen bieden inzake gegevensbescherming voor de gegevens die internationaal zullen worden doorgegeven.

3.5 Wettelijke vereisten: 

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat GIGHOUSE uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. GIGHOUSE zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Artikel 4 – Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking zoals omschreven in artikel 3 en in functie van de contractuele relatie tussen GIGHOUSE en u:

• Elektronische identificatiegegevens, zoals IP-adres: voor de duur van uw bezoek aan de Website of App;
• Identificatiegegevens : voor de duur van de gevraagde levering van diensten;
• Gegevens van kandidaten en/of freelancers:

• Indien u ooit freelancer bent geweest bij GIGHOUSE :

 Wij houden uw gegevens bij tot 10 jaar na einde van het laatste arbeidscontract, dit omwille van eventuele commerciële vorderingen en arbeidsongevallen.

Loonbrieven, evaluatiedocumenten en cv’s zullen reeds na 5 jaar worden gewist.

• Indien u nooit een freelance-opdracht via GIGHOUSE hebt uitgeoefend:

Alle kandidaten met wie er de laatste 10 jaar geen contract noch contact is geweest, zullen worden gewist.

Alle kandidaten zullen 5 jaar in de database worden gehouden, dit in het kader van discriminatievorderingen.

Van kandidaten in de database waarbij het laatste contactmoment tussen de 5 en 10 jaar geleden is, zullen de documenten (zoals het cv) en de persoonsgegevens (zoals GSM en e-mailadres) automatisch worden verwijderd na 5 jaar.

• Identificatiegegevens van opdrachtgever, klant of andere zakelijke relatie: voor de duur van de gevraagde levering van diensten en voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen;

• Foto’s en video’s: voor de duur van de gevraagde levering van diensten

Vermelde persoonsgegevens worden in elk geval bijgehouden conform de specifieke wettelijke voorschriften, alsook de verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

Artikel 5 – Uw rechten

U heeft steeds het recht om ons te verzoeken tot inzage, beperking, verbetering of verwijdering van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om uw toestemming in te trekken, bezwaar te uiten tegen de verwerking van de persoonsgegevens of ons te verzoeken deze gegevens over te dragen.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen (contactgegevens vindt u bij artikel 10). We kunnen u steeds vragen uw identiteit te bewijzen om te voorkomen dat iemand onrechtmatig toegang zou krijgen tot uw gegevens.

 GIGHOUSE is niet altijd verplicht in te gaan op uw vraag tot uitoefening van uw rechten – uw rechten gelden enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.

U beschikt ook over het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende overheid. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32(0)2 274 48 00 of Fax +32(0)2 274 48 35, contact@adp-gba.be, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact.

Artikel 6 – Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld, te vermijden, alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens.

 Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers.

Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen – die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring – tegenstelbaar te maken aan onze werknemers en aangestelden. Concreet betekent dit dat onze werknemers en aangestelden gebonden zijn door confidentialiteit en dat enkel zij voor wie het voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is, toegang krijgen tot uw persoonsgegevens.

Artikel 7 – Cookies

7.1 Wat zijn cookies? 

Een “cookie” is een klein bestand uitgezonden door de server van GIGHOUSE en geplaatst op de harde schijf van uw computer/smartphone. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons gelezen worden en enkel gedurende de duur van het bezoek aan de Website/App.

7.2 Waarom gebruiken we cookies? 

Onze Website en de App gebruiken cookies en gelijkaardige technologieën om uw gebruiksvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers van onze Website en de App. Dit helpt ons om u een betere gebruikerservaring te bieden wanneer u onze Website bezoekt, gebruik maakt van de App en laat ons ook toe onze Website en App te optimaliseren.

Ten gevolge van recente wetswijzigingen worden alle websites/apps die gericht zijn op bepaalde delen van de Europese Unie verplicht om uw toestemming te vragen voor het gebruik of opslaan van cookies en gelijkaardige technologieën op uw computers of mobiele apparaten. Ons cookie beleid geeft u duidelijke en volledige informatie over de cookies die wij gebruiken en hun doel.

 7.3 De Website/App gebruikt uitsluitend volgende cookies: 

Functionele cookies

Functionele cookies zijn noodzakelijke cookies om een goede werking van onze website en applicaties te garanderen. Ze zorgen ervoor dat basisfuncties zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website goed werken. Zonder deze cookies kan de website niet werken zoals het hoort. Daarom kan je er niet voor kiezen om deze noodzakelijke cookies te blokkeren.

Authenticatiecookies: ‘Remember me’ Identificeren de gebruiker als hij is ingelogd.

User input cookies: ‘Lifestyle Identifier’ Het onthouden van handelingen van de gebruiker op een website.

User interface customization-cookies: wordt gebruikt om voorkeuren van de gebruiker te onthouden.

Niet-functionele cookies

Trackingcookies: worden gebruikt om het surfgedrag van bezoekers vast te leggen.

Social plug-in trackingcookies: worden gebruikt om sociale-mediamodules aan te bieden op een website, zoals een Facebook like-knop, LinkedIn share-knop of de mogelijkheid een bericht te retweeten.

Voor cookies geplaatst door derde partijen (o.a. Google Analytics) : zie hieronder.

Google Analytics Google Analytics is een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google en die websiteverkeer volgt en rapporteert. Google gebruikt de verzamelde gegevens om het gebruik van onze diensten te volgen en te controleren. Deze gegevens worden gedeeld met andere Google-services. Google kan de verzamelde gegevens gebruiken om de advertenties van zijn eigen advertentienetwerk in een context te plaatsen en te personaliseren.

U kunt ervoor kiezen om uw activiteit op de Service niet beschikbaar te maken voor Google Analytics door de Google Analytics opt-out browser-add-on te installeren. De add-on voorkomt dat Google Analytics JavaScript (ga.js, analytics.js en dc.js) informatie deelt met Google Analytics over bezoekactiviteit.

Ga voor meer informatie over het privacybeleid van Google naar de webpagina Privacy en Voorwaarden van Google: https://policies.google.com/privacy?hl=nl

Indien u in de cookie banner bij uw eerste bezoek aan de GIGHOUSE website kiest voor “alle cookies aanvaarden”, houdt dit in dat u zich akkoord verklaart dat al deze cookies op uw PC zullen worden geplaatst.

7.4 Uw toestemming:

U kunt cookies weigeren of blokkeren via de cookie-instellingen op onze website of door de configuratieparameters van uw navigatiesysteem te wijzigen. Het uitschakelen van cookies kan betekenen dat u van bepaalde functionaliteiten van de Website geen gebruik kunt maken.

Indien u verder nog vragen of bemerkingen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met ons via gdpr@gighouse.be.

Meer informatie vindt u tevens op http://www.allaboutcookies.org/, dit met betrekking tot cookies, en op http://www.youronlinechoices.eu/, met betrekking tot online behavioural advertising en online privacy.

Artikel 8 – Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Om u op de hoogte te houden van de laatste wijziging aan onze Privacyverklaring, zullen we de herzieningsdatum aanpassen elke keer dat deze wordt gewijzigd. De gewijzigde Privacyverklaring treedt in werking op die datum. Raadpleeg deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen en/of aanvullingen. We zullen u ook proactief informeren over belangrijke wijzigingen aan deze Privacyverklaring.

Artikel 9 – Datum van de laatste herziening

Datum van de laatste herziening : 27 augustus 2021.

Artikel 10 – Ons contacteren

U kan steeds onze DPO Charlotte Devloo contacteren op het nummer 051 460 562 of gdpr@gighouse.be.

Kandidaten, freelancers, sollicitanten en geïnteresseerden:

Heeft u als kandidaat, freelancer, sollicitant of geïnteresseerde vragen over hoe GIGHOUSE met uw gegevens omgaat, dan kan u ons contacteren via gdpr@gighouse.be.

Omdat we persoonlijke gegevens van u bijhouden of verwerken heeft u bepaalde rechten (zie Artikel 5).

Indien u van deze rechten wenst gebruik te maken, gelieve ons dan te contacteren via gdpr@gighouse.be.

Bedrijven en klanten

Indien u als bedrijf of klant vragen heeft over hoe GIGHOUSE omgaat met privacy tijdens onze dienstverlening of samenwerking, dan kan u ons steeds contacteren via gdpr@gighouse.be.