Arbeidsreglement vs. bedrijfspolicy: zien we nog het bos door de bomen?

De termen ‘arbeidsreglement’ en ‘bedrijfspolicy’ zijn ondertussen algemene begrippen geworden in de bedrijfswereld en zullen zeker voor jou als HR freelancer niet nieuw zijn. Maar wat is nu eigenlijk het verschil en is er een reden waarom je bepaalde afspraken het best in het ene dan wel het andere document opneemt? Het onderscheid tussen beide documenten is belangrijker dan je (waarschijnlijk) denkt. Onze partner, advocatenkantoor A.lex, loodst je in onderstaande blog graag door heel de materie.

Verplichtingen

Eerst en vooral moeten we zeggen dat er voor bepaalde aspecten helemaal geen keuze is. Er zijn diverse vermeldingen die verplicht in het arbeidsreglement moeten worden opgenomen. Deze zijn opgenomen in de arbeidsreglementenwet of andere specifieke wetgeving (bijv. de ‘beruchte’ Arbeidsdeal van 3 oktober 2022). Het zou ons in deze blog te ver leiden, indien we alle verplichte vermeldingen zouden oplijsten en toelichten. Van belang is wel dat indien deze vermeldingen niet worden opgenomen in het arbeidsreglement, de werkgever in dat geval het risico loopt op een boete. Voor het overige bent u vrij. De keuze hangt af van verschillende factoren zoals de doelgroep, de omvang en het belang van de bepaling(en) die dienen ingevoerd te worden.

Beperkte doelgroep

Indien de afspraken bijvoorbeeld betrekking hebben op een beperkte doelgroep, en niet iedereen zaken heeft met de inhoud, dan wel indien het afspraken zijn die regelmatig zullen wijzigen, dan geniet de policy de voorkeur. Policies zijn niet per se op iedereen van toepassing en kunnen eenvoudig gewijzigd worden.

Arbeidsreglement wijzigen

Het wijzigen van het arbeidsreglement daarentegen is minder evident. Voor de meeste wijzigingen dient een specifieke procedure gevolgd worden, waarbij de werknemers (en ook de ondernemingsraad bij grote bedrijven) akkoord moeten gaan met de wijzigingen, alvorens ze in werking kunnen treden. Daarnaast dient ook de inspectie toezicht op sociale wetten geïnformeerd te worden over het arbeidsreglement en de wijzigingen. In die optiek is het arbeidsreglement een relatief log instrument, waarbij wijzigingen zoveel als mogelijk dienen gebundeld te worden. Wel is het hét instrument bij uitstek om bedrijfsafspraken tegenstelbaar te maken en te groeperen. Na het volgen van de invoerings- en / of wijzigingsprocedure, zijn de opgenomen bepalingen tegenstelbaar en afdwingbaar.

Bedrijfspolicy wijzigen

Een bedrijfspolicy daarentegen is in feite een eenzijdig door de werkgever opgesteld document, waarvoor het akkoord van de werknemer of de organen in principe niet vereist is. Dergelijke policies zijn dan ook eenvoudig te wijzigen. Keerzijde van de medaille is natuurlijk wel dat het tegenstelbaar en afdwingbaar maken van deze bepalingen minder eenvoudig zal zijn.Om deze policies tegenstelbaar te maken is minstens vereist dat de werknemers deze policies effectief krijgen of weten waar zij deze kunnen consulteren (vb. intranet). Bovendien is een ontvangstbevestiging te allen tijde aan te raden, eventueel via een clausule in de arbeidsovereenkomst en / of arbeidsreglement.

Moraal van het verhaal

• Het arbeidsreglement is een overzichtelijk document met duidelijke juridische waarde, waarin de bedrijfsafspraken zoveel als mogelijk dienen opgenomen te worden.
• De bedrijfspolicy is een eenvoudig alternatief dat kan gebruikt worden voor aanvullende (groeps)afspraken.