Freelance Friendly, wat is het en komt mijn onderneming in aanmerking voor het label?

Een tijdje terug sloegen ondernemersorganisatie Unizo Oost-Vlaanderen en matchingplatform GIGHOUSE de handen in elkaar. Hun missie? Een kwaliteitslabel ontwikkelen voor bedrijven die correct en gewetensvol samenwerken met freelancers. Het helpt freelancers tijdens de zoektocht naar nieuwe opdrachtgevers en is een blijk van goed ondernemerschap. Benieuwd of jouw onderneming in aanmerking komt voor zo’n label? Bekijk hieronder aan welke criteria jouw bedrijf moet voldoen om het freelance friendly label in de wacht te slepen.

10 voorwaarden voor een freelance friendly bedrijf

1. Je bedrijf neemt telkens de mogelijkheid om een freelancer in te zetten in overweging

De eerste voorwaarde waaraan je bedrijf moet voldoen is ook meteen één van de belangrijkste: neemt je bedrijf telkens de mogelijkheid om freelancers in te zetten in overweging?

Heb je een openstaande vacature die ook door freelancers kan worden ingevuld? Sta je als bedrijf open om freelancers in te schakelen voor die functie? Als je antwoord hier twee keer ja is, dan ben je op de goede weg!

Freelance markt in een stroomversnelling

De freelance markt zit in een stroomversnelling, op amper vijf jaar tijd is het aantal freelancers gestegen met 37% (Starterslabo 2022).

Uit onderzoek van GIGHOUSE blijkt dat zelfs bij studenten de drang om als freelancer te starten hoog is. 50% van de bevraagden in de toekomst zelfstandig of freelancer worden.

Je vacatures openzetten voor freelancers, dat is de boodschap!

2. Je bedrijf heeft in het verleden al succesvol met freelancers samengewerkt

De samenwerking met freelancers is uiteraard ook een zeer belangrijk aspect voor freelance friendly ondernemingen. Werkte jouw onderneming in het verleden al samen met freelancers? Verliep die samenwerking vlot?

Onbekend is onbemind

Uit ervaring zien we dat veel bedrijven die in het verleden al samenwerkten met freelancers, er nadien ook vaker mee aan de slag gaan. Freelancers zijn flexibel, hebben veel expertise en ervaring én er zijn ook financiële voordelen. Eens je het gemak van een freelancer leert kennen wil je vaak niet meer anders. Onbekend is onbemind dus 😉.

3. Je bedrijf onthaalt freelancers op dezelfde manier als je vaste medewerkers

Freelancers inschakelen is één ding, maar maken ze ook deel uit van het team?

Een freelance friendly bedrijf behandelt zijn freelancers net zoals zijn eigen medewerkers, en dat begint al bij het onthaal.

Weet je freelancer waar de koffie staat? Wordt er samen geluncht? Als de collega’s iets gaan drinken worden freelancers dan meegevraagd? Kortom, voelen freelancers zich welkom wanneer ze komen werken?

Waarom is een gelijk onthaal belangrijk?

Freelance opdrachten zijn van korte duur, of toch niet? We zien meer en meer dat freelancers voor een lange tijd aan de slag gaan bij een bedrijf. Opdrachten kunnen soms jaren lopen (denk maar aan freelance webdevelopers).  Bij zo’n lange samenwerking is tevredenheid key en met een goed onthaal ben je al op de juiste weg.

4. Je polst geregeld naar de tevredenheid van de freelancer over de samenwerking

Niet alleen je vaste medewerkers verdienen een evaluatiegesprek. Ook je freelancers zullen je dankbaar zijn wanneer je ze naar hun mening vraagt. Je mag geen evaluatiegesprek hebben met de freelancer, maar wel een functioneringsgesprek. Maar wat bespreek je nu tijdens zo een meeting?

Zo ziet een goed functioneringsgesprek eruit:

Een functioneringsgesprek is er om de samenwerking te bevorderen, pols dus zeker naar wat de freelancer tot nu toe van de samenwerking vindt. Wat loopt goed, wat minder, zijn er verbeterpunten, wat kan anders? Sta hier vooral open voor kritiek.

Zo’n gesprek is ook het ideale moment om het verdere verloop van de opdracht te bespreken. Zal de freelancer langer/minder lang aan de slag kunnen, zijn er extra opdrachten die je aan de freelancer wilt geven? Transparantie is hier zeer belangrijk.

Je leest het, een functioneringsgesprek is goed om veel redenen. Regelmatig één inplannen is dus de boodschap.

5. Je betaalt freelancers op een marktconforme en correcte manier

Hoe zit het met de verloning? Betaal je je freelancers op een marktconforme en correcte manier?

Freelancers steken heel veel tijd in het berekenen van hun uurtarief, het is gebaseerd op de inhoud, duur en complexiteit van de opdracht.  Ook de branche en het niveau van de freelancer spelen een grote rol, een hoog uurtarief betekent vaak meer expertise.

Om een voorbeeld te geven:

De gemiddelde uurtarieven van HR freelancers

(van: NextConomy)

Zoals je ziet is er een groot verschil in tarief op basis van werkervaring. Is de opdracht zeer complex, dan kan je ook een hoger tarief verwachten. Om je freelancers op een marktconforme manier te verlonen, is het vertrouwen in de freelancer zeer belangrijk. Heb je toch een vraag over de verloning van je freelancer? Klik hier.

6. Je betrekt freelancers in allerhande interne activiteiten waar ook vaste medewerkers worden voor uitgenodigd

Naast freelancers en vaste medewerkers gelijk behandelen, is ook betrokkenheid belangrijk. Krijgen ze inspraak, betrek je ze in allerhande interne activiteiten waar ook vaste medewerkers voor worden uitgenodigd?

Een personeelsvergadering, teambuildingactiviteit, personeelsfeest… Het lijken soms onbenullige formaliteiten maar ze zijn cruciaal voor het groepsgevoel binnen je team. En dat team is net iets waar je freelancer vast een zeker deel van wil uitmaken. Vooral als de freelance opdracht van langere duur is.

Betrokken freelancers zijn vaak tevreden freelancers en die heb je nodig voor een goede samenwerking.

7. Je bent bij aanvang transparant over de looptijd en duur van het project

Hoe verloopt het proces wanneer je een freelancer inschakelt? Ben je bij aanvang transparant over de looptijd en duur van de opdracht? Een opdracht kan uiteraard soms langer/korter duren dan verwacht, maar laat je dit ook op tijd weten aan de freelancer?

De opzegtermijn bij freelancers van GIGHOUSE is standaard 30 dagen, maar je kan dit ook anders vastleggen met jouw freelancer. Je raad het al, ook hier zijn duidelijke schriftelijke afspraken van cruciaal belang voor een goede samenwerking.

8. Je respecteert de vrijheid van de freelancer, er is geen sprake van een gezagsrelatie

Een freelancer is geen vaste medewerker. Het grootste verschil? Vrijheid.

Als bedrijf is het dus ook de bedoeling dat je die vrijheid respecteert. Hij verleent jou een dienst, en mag dus kiezen waar en wanneer hij wil werken. Het is belangrijk dat er geen gezagsrelatie ontstaat. Is die er wel? Dan heb je te maken met schijnzelfstandigheid.

Schijnzelfstandigheid, wat is dat?

Schijnzelfstandigen zijn werknemers die het statuut van een zelfstandige hebben, hoewel ze in de realiteit een beroepsactiviteit uitoefenen onder het gezag van een werkgever. En in die gezagsrelatie schuilt het grootste risico, want als die er is, moet de freelancer volgens de wet in loondienst zijn.

Schijnzelfstandigheid is een vorm van sociale fraude die zwaar bestraft wordt, wees dus alert!

9. Je onderneming communiceert binnen en buiten het bedrijf dat het samenwerkt met freelancers

Naast freelancers inschakelen, is het ook belangrijk dat je als freelance friendly bedrijf communiceert over die samenwerking. Zowel intern als extern.

Weten je medewerkers dat je samenwerkt met freelancers? En vooral dat ze deel uitmaken van het team? Communiceer je duidelijk in je vacatures dat ook freelancers welkom zijn?

Duidelijke communicatie zorgt niet alleen voor meer kandidaten, maar ook voor tevreden freelancers.

Hoe kan je beter communiceren dat je bedrijf samenwerkt met freelancers?

De makkelijkste en meest effectieve manier om duidelijk te maken dat freelancers welkom zijn, is via je vacatures. Ook social media is een handige tool om je freelancers in de spotlight te zetten, zowel intern als extern.

Daarnaast kan je je website gebruiken en schrijf je een nieuws- of blogbericht over je samenwerking met freelancers. Zo weet niet alleen iedereen dat je pro-freelancers bent, maar toon je ook aan dat je als bedrijf mee bent met je tijd.

Tot slot is het freelance friendly label natuurlijk dé manier om aan te tonen dat je bedrijf openstaat voor freelancers. Als je vandaag nog de test doet maak je kans op een fysieke versie van het label, helemaal gratis afgeleverd. Ideaal voor aan het onthaal van je bedrijf!

10. Je zorgt voor duidelijke afspraken die schriftelijk vastgelegd worden

Die duidelijke afspraken hebben we al eens aangehaald, maar wat willen we daar nu mee zeggen?

Om te zorgen voor een goede werking tussen jouw bedrijf en de freelancer maak je best afspraken over de opstart, duurtijd, fee, betalingscondities… Het is hierbij belangrijk om de gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen, zo zijn er zeker geen misverstanden.

Zorgt dit niet voor extra werk?

Denk je nu, “oei al dat papierwerk”? Geen probleem! Duidelijke afspraken op papier zijn belangrijk, maar mogen niet zorgen voor extra paperassen en extra stress. Om dit tegen te gaan is er GIGHOUSE, het online matchingplatform voor jou en je potentiële freelancer.

Via het webportaal geef je je opdracht door, kies je je freelancer en de rest gaat vanzelf. Het papierwerk neemt GIGHOUSE voor zijn rekening, zo kan jij zonder stress je volledig focussen op de onboarding van je nieuwe freelancer.

Heb je overal “ja” geantwoord? Dan maakt jouw bedrijf ongetwijfeld kans op het freelance friendly label. Doe snel de test!