Intégrer les free-lances de manière optimale et correcte ? Cette liste de contrôle vous aidera à démarrer

Les entreprises choisissent de plus en plus de faire appel à des compétences spécifiques pour certaines tâches sur une base flexible. Sur le lieu de travail moderne, vous trouverez donc de plus en plus de free-lances travaillant en étroite collaboration avec des employés permanents. Vous envisagez de travailler avec un free-lance ? Dans ce cas, investissez dans un bon "onboarding". Cela augmentera l'engagement de votre freelance, encouragera une coopération optimale et ne pourra que profiter à vos projets. Les rédacteurs de la plate-forme de connaissances ProchaineConomie a rédigé une liste de contrôle complète pour préparer votre entreprise à commencer à travailler avec des free-lances.

Cette liste de contrôle permettra à vos talents freelance de prendre un bon départ.

Un bon accueil = un décollage réussi

1) Mettre sur papier des accords clairs et de qualité

Si vous engagez un free-lance, vous devez bien entendu tenir compte des aspects juridico-administratifs, comme c'est le cas pour un employé permanent. Rédigez un contrat dans lequel vous décrivez clairement le contenu de la mission, le tarif convenu et le nombre de jours par semaine pendant lesquels le free-lance travaillera pour vous, ainsi que sa durée.

GiGHOUSE est l'un des acteurs du marché belge qui sert d'intermédiaire entre l'offre et la demande de freelances. En tant qu'intermédiaire, elle décharge le client et le freelance de la partie contractuelle.

Melanie Deblanc de GiGHOUSE : "Dès que le client et le freelance s'inscrivent sur notre plateforme, ils acceptent les conditions générales. Il s'agit en quelque sorte des "règles du jeu" auxquelles chaque partie doit se conformer si elle souhaite travailler avec un freelance ou un client par notre intermédiaire. Elles comprennent des règles générales relatives au travail indépendant. Vous éviterez ainsi les faux indépendants.

Il y a également l'accord de projet, en tant qu'addendum. Il contient les détails du projet : le contenu du projet, les honoraires convenus et le nombre de jours par semaine pendant lesquels le free-lance sera engagé".

2) Donnez un "bain d'entreprise" à votre free-lance

Une fois les signatures apposées sur le papier, il est important de donner à votre free-lance une bonne idée de votre entreprise et de sa culture. En d'autres termes, discutez des valeurs fondamentales de l'entreprise afin qu'il adhère totalement à la vision. Si nécessaire, fournissez-lui un guide de la maison. Expliquez également à votre free-lance quelle est votre mission, qui sont vos clients, ce qu'ils apprécient ...

En résumé, investir suffisamment de temps dans un "business pool" permettra à votre free-lance d'être plus fermement en selle et de contribuer pleinement à l'élaboration de la vision et de la mission de votre organisation.

3) Offrir un accueil chaleureux

Le premier jour de votre free-lance est arrivé ? Offrez-lui une brochure de bienvenue qui lui donne un aperçu des tenants et aboutissants de votre entreprise. Melanie Deblanc : "Surtout si votre entreprise travaille fréquemment avec des free-lances, il est judicieux de créer une brochure de bienvenue distincte pour les free-lances. Dans cette brochure, certaines informations, telles que la manière de demander un congé ou le lieu et le moment où il faut déposer un certificat de maladie, ne doivent évidemment pas être mentionnées.

Mais cela ne s'arrête pas là, bien sûr. Il existe de nombreux autres moyens d'accroître l'engagement des free-lances :

• Faire en sorte que le free-lance se déplace dans les locaux de l'entreprise
• Présentez-lui le personnel avec lequel il travaillera fréquemment.
• Créez une liste séparée où vous noterez les dates importantes des free-lances. Veillez à différencier suffisamment ce que vous faites pour les employés permanents et la manière dont vous le faites, afin d'éviter le risque d'un faux travail indépendant.
• Conseil : votre organisation travaille-t-elle avec des free-lances à grande échelle ? Dans ce cas, confiez à quelqu'un la responsabilité de l'intégration de ces talents. Vous aurez ainsi la certitude que l'intégration se fait de manière professionnelle et cohérente.

4) Créez un portfolio de vos succès

Toutes les entreprises ont des exemples de réussite. Celles-ci constituent souvent un excellent guide lors du lancement d'un nouveau projet. En particulier pour les free-lances qui montent à bord en tant qu'outsiders et n'ont pas connaissance de ces réussites antérieures. De cette manière, vous pouvez rapidement et facilement vous référer à des projets similaires qui ont donné de bons résultats.

Conseil ! Rassemblez toutes sortes d'informations sur vos projets réussis et compilez-les dans un portfolio : articles, présentations, photos, vidéos éventuelles... Utilisez tout cela pour familiariser rapidement les talents externes avec vos succès antérieurs.

5) Prévoir un entretien d'admission ainsi que des appels réguliers de retour d'information.

Au début, prenez le temps d'organiser une réunion d'accueil avec votre free-lance et discutez de certains points :

• Quelles sont les attentes des deux parties ?
• Comment et quand voulez-vous que votre free-lance vous tienne au courant de ses progrès ?
• ...

Parce que les bonnes affaires font les bons amis.

TIP ! En outre, prévoyez déjà un certain nombre de moments de retour d'information dans l'agenda. Vous y discutez des attentes et des objectifs. Mais en plus de cela, vous examinez également comment le free-lance se sent, comment les choses se passent, où il pourrait encore avoir besoin de soutien ...

En bref : accueillez le travailleur free-lance autant que possible comme s'il s'agissait d'un employé permanent. Vous l'impliquerez ainsi de la meilleure manière possible, ce qui sera bénéfique pour le déroulement de la mission et les résultats. En outre, vous faites ainsi du free-lance un ambassadeur. Et ce n'est pas sans importance, car il travaillera également dans/pour d'autres entreprises et pourra donc également contribuer à la construction de votre réseau.

6) Se méfier des faux indépendants

Le grand avantage de travailler avec des free-lances est la flexibilité qu'ils offrent. Les free-lances travaillent souvent un ou deux jours par semaine pour un client, mais si nécessaire, ils soutiennent également des projets à temps plein avec lesquels ils sautent dans le train. Cependant, il faut toujours faire attention aux faux indépendants, car il s'agit d'une forme de fraude sociale lourdement sanctionnée.

Les faux indépendants sont des salariés qui ont le statut d'indépendant, bien qu'en réalité ils exercent une activité professionnelle sous l'autorité d'un employeur. Et c'est dans cette relation d'autorité que réside le plus grand risque, car s'il y en a une, le free-lance doit être un salarié au sens de la loi.

Il y a aussi la partie contractuelle. Veillez à ce que tout soit écrit clairement et correctement, comme décrit ci-dessus. Vous pouvez également vous associer à GiGHOUSE pour conclure un accord solide avec votre freelance.