Freelancers optimaal en correct onboarden? Deze checklist zet je op weg

Bedrijven kiezen er steeds meer voor om op flexibele basis specifieke expertise voor bepaalde opdrachten in te schakelen. Op de moderne werkvloeren vind je vandaag dan ook almaar meer freelance medewerkers die nauw samenwerken met vaste werknemers. Denk je er ook aan om met een freelancer in zee te gaan? Investeer dan in een goede onboarding. Dat verhoogt de betrokkenheid van je freelancer, stimuleert een optimale samenwerking en komt je projecten alleen maar ten goede. De redactie van kennisplatform NextConomy schreef een volledige checklist om jouw onderneming voor te bereiden om aan de slag te gaan met freelancers.

Met deze checklist maakt je freelance talent een sterke start.

Goede onboarding = geslaagde take-off

1) Zet goede en duidelijke afspraken op papier

Als je in zee gaat met een freelancer zijn er natuurlijk – net zoals bij een vaste werknemer – juridisch-administratieve aspecten om rekening mee te houden. Maak een overeenkomst op waarin je duidelijk beschrijft wat de inhoud van de opdracht is, welk tarief afgesproken werd en hoeveel dagen per week de freelancer voor je zal werken, en gedurende welke periode.

GiGHOUSE is een van de spelers op de Belgische markt die vraag en aanbod aan freelancers bemiddelt. In deze rol als intermediair ontzorgen ze zowel opdrachtgever als de freelancer van het contractgedeelte.

Melanie Deblanc van GiGHOUSE: “Zodra opdrachtgever en freelancer registreren op ons platform, gaan ze akkoord met de algemene voorwaarden. Dit zijn als het ware de ‘spelregels’ waar elke partij zich moet aan houden als ze via ons met een freelancer of opdrachtgever willen samenwerken. Daarin worden algemene regels rond zelfstandigheid opgenomen. Op die manier vermijd je schijnzelfstandigheid.

Daarnaast is er de projectovereenkomst, als addendum. Hierin staan de projectdetails in vermeld: wat de inhoud is van het project, welke fee afgesproken werd en hoeveel dagen per week de freelancer ingeschakeld zal worden.”

2) Geef je freelancer een ‘bedrijfsbad’

Zodra de handtekeningen op papier staan, is het belangrijk om je freelancer een goed beeld te geven van je bedrijf en de bedrijfscultuur. Met andere woorden: bespreek de kernwaarden van het bedrijf, zodat hij of zij helemaal mee is in de visie. Bezorg hem of haar eventueel een huisgids. Vertel je freelancer ook wat je missie is en wie je klanten zijn, wat ze belangrijk vinden …

Kortom: voldoende tijd investeren in een ‘bedrijfsbad’ zorgt ervoor dat je freelancer steviger in het zadel zit en zo ten volle mee kan bouwen aan de visie en missie van je organisatie.

3) Zorg voor een warm welkom

Is ‘de eerste dag’ van je freelancer aangebroken? Geef hem of haar een onthaalbrochure die een zicht geeft op het reilen en zeilen van je bedrijf. Melanie Deblanc: “Zeker als je bedrijf frequent met freelancers werkt, is het een goed idee om een aparte onthaalbrochure voor freelancers te maken. Daarin hoeft bepaalde informatie, zoals hoe hij of zij verlof moet aanvragen, of waar en wanneer een ziektebriefje moet ingediend worden … natuurlijk niet vermeld te worden.”

Maar daar stopt het natuurlijk niet. Er zijn nog heel wat zaken om de betrokkenheid van de freelancer te verhogen:

• Maak de freelancer wegwijs in de bedrijfsgebouwen
• Stel hem of haar voor aan de medewerkers waar hij of zij frequent mee zal samenwerken
• Leg een aparte lijst aan waarin je belangrijke data van de freelancers bijhoudt. Let wel dat je hier voldoende onderscheid maakt met wat en hoe je dit alles doet voor de vaste medewerkers om het risico op schijnzelfstandigheid te vermijden.
• Tip: Werkt je organisatie op grotere schaal met freelancers? Maak dan een iemand verantwoordelijk voor het onboarden van deze talenten. Zo ben je zeker dat het professioneel en consistent gebeurt.

4) Maak een portfolio van je successen

Elk bedrijf heeft succesverhalen. En die vormen vaak een uitstekende leidraad wanneer een nieuw project van start gaat. Zeker voor freelancers die als buitenstaander mee op de kar springen en niet op de hoogte zijn van deze voorgaande successen. Op die manier kun je snel en gemakkelijk verwijzen naar gelijkaardige projecten die goede resultaten opgeleverd hebben.

Tip! Verzamel allerlei informatie over je succesprojecten en bundel ze in een portfolio: artikels, presentaties, foto’s, eventuele video’s … Gebruik dit alles om externe talenten snel vertrouwd te maken met eerdere successen.

5) Plan een intakegesprek én regelmatige feedbackgesprekken

Maak bij de start tijd voor een intakegesprek met je freelancer en bespreek een aantal zaken:

• Wat zijn de verwachtingen van beide partijen?
• Hoe en wanneer wil je dat je freelancer je op de hoogte houdt van zijn vorderingen?
• …

Want goede afspraken maken goede vrienden.

TIP! Leg daarnaast ook al een aantal feedbackmomenten vast in de agenda. Daarin bespreek je de verwachtingen en doelstellingen. Maar daarnaast sta je ook stil bij hoe de freelancer zich voelt, hoe het loopt, waar hij of zij eventueel nog ondersteuning nodig heeft …

Kortom: verwelkom de freelance medewerker zo veel als mogelijk alsof hij een vaste werknemer was. Zo betrek je hem of haar optimaal, wat het verloop van de opdracht en de resultaten ten goede zal komen. Daarnaast maak je op die manier ook een ambassadeur van de freelancer. En dat is niet onbelangrijk, aangezien hij of zij ook in/voor andere bedrijven aan de slag gaat en dus ook mee kan bouwen aan je netwerk.

6) Opgepast voor schijnzelfstandigheid

Het grote voordeel van werken met freelancers is de flexibiliteit die ze bieden. Freelancers gaan vaak een of twee dagen per week aan de slag voor een opdrachtgever, maar indien nodig ondersteunen ze ook fulltime projecten waar ze mee op de kar springen. Wees wel altijd alert op schijnzelfstandigheid, want het is een vorm van sociale fraude die zwaar bestraft wordt.

Schijnzelfstandigen zijn werknemers die het statuut van een zelfstandige hebben, hoewel ze in de realiteit een beroepsactiviteit uitoefenen onder het gezag van een werkgever. En in die gezagsrelatie schuilt het grootste risico, want als die er is, moet de freelancer volgens de wet in loondienst zijn.

Daarnaast is er nog het contractuele gedeelte. Zorg dat je alles duidelijk en correct op papier hebt staan, zoals hierboven beschreven. Of ga in zee met GiGHOUSE voor een waterdichte overeenkomst met je freelancer.